Conform cu legea contabilitatii persoanele obligate sa tina contabilitatea, prevazute la art. 1 din lege (lg. 82/1991-cu modificarile si completarile ulterioare), sunt obligate si la pastrarea si arhivarea documentelor contabile si a documentelor justificative care constituie baza de inregistrare in contabilitate.
Pastrarea acestor acte se va efectua la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz. De asemenea aceste acte mai pot fi pastrate si la alte persoane juridice pe baza unor contracte de prestari servicii cu acestia.
Raspunderea pentru pastrarea si arhivarea documentelor contabile apartine administratorilor, ordonatorilor de credite sau altor persoane imputernicite sa gestioneze entitatea respectiva. In acest caz organul fiscal teritorial de care apartine beneficiarul documentelor va fi instiintat.
In cazul unui control fiscal entiatea este obligata sa prezinte toate actele arhivate indiferent de locul unde le pastreaza. De asemnea organele fiscale pot interzice pastrarea documentelor in anumite locuri daca ajung la concluzia ca sunt pastrate necorespunzator.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile OMFP 3512/2008 cu modificarile si completarile ulterioare. Astfel entitatile trebuie sa respecte anumite reguli care sunt generale:
– Arhivarea se va face prin gruparea documentelor in dosare numerotate, snuruite, parafate in prdine cronologica si sistematica.
– Pentru societatile in cadrul carora a avut loc o fuziune sau lichidare documentele aferente acestor operatii se arhiveaza separat;
– Spatiile pentru pastrare vor fi amenajate special si vor fi asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii si vor fi asigurate impotriva incendiilor;
– Se va tine evidenta documentelor arhivate pe baza registrului de evidenta, in care sunt inscrise documentele/dosarele intrate in arhiva precum si miscarea acestora in timp.
Societatea isi va intocmi Nomenclatorul arhivistic, aprobat de catre Arhivele nationale conform cu prevederile OMFP 3512/2008 cu prevederile si modificarile ulterioare coroborat cu legea Arhivelor Nationale nr. 126/1996 cu modificarile si completarile ulterioare. In nomenclatorul arhivistic firma va preciza exact pentru fiecare document in parte termenele de pastrare, inclusiv si pentru cotoarele documentelor. Acest nomenclator va fi intocmit de catre persoanele care au in grija documentele justificative si contabile si va aprobat si semnat si de catre administrator sau ordonator de credite si abia dupa aceste operatiuni va fi prezentat reprezentantilor Arhivei Nationale teritoariale.
Pentru scoaterea din arhiva a documentelor carora le-a expirat timpul de pastrare se va efectua o comisie care sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite va intocmi un proces verbal si va consemna documentele care sunt eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Din comisie trebuie sa faca parte si un reprezentant al Arhivelor Nationale teritoriale.
De asemenea entitatea va trebui sa incheie contract de prestari servicii cu o firma specializata pentru distrugerea documentelor.
Autoarea articolului este Luana Agapie.
